이메일과 생산성은 반비례한다?

예전에 한 제약회사 CIO가 자신의 회사 직원들을 대상으로 이메일 통신 감소 캠페인을 실시한 적이 있습니다.

내부 조사 결과 직원의 58%가 하루 3시간 정도를 이메일에 소비한다는 것을 알게 된 그는 이메일 통신의 감소가 직원의 생산성을 증대시키는 데 도움을 줄 것이라고 판단하여 ‘프로젝트 이메일 에티켓‘이라는 이름의, ‘사소하지만 획기적‘인 캠페인을 펼치게 됩니다.

1. 단순히 파일 공유를 위한 메일은 피할 것
실제로 문서 관리를 위해 이메일을 사용하는 사람들이 주변에 많이 있는데요. 이는 더 나은 문서 관리 툴을 필요로 하고 있다는 의미가 될 수 있습니다.

2. 계속 같은 질문에 대한 메일은 게시판 등 공통 영역을 활용할 것
‘RE: RE: RE: RE: ……’같은 핑퐁게임 식의 이메일은 수신함을 막히게 하고 끊임없이 방해만 할 뿐입니다. 덧글 교류가 가능한 게시판이나 피드 등은 업무 노하우나 자료 공유 시 이메일보다 도움이 될 때가 많습니다.

3. 단순 감사 표시 답장 메일이나 전체 답장 메일은 줄일 것
그저 “고맙다”라는 등의 말을 하려고 “전체 답장”을 생각없이 누르는 것은 가치도 없고 우선 순위도 낮은 통신일 뿐입니다. 차라리 페이스북이나 트위터처럼 단문 형태의

4. 감정적인 문제는 메일보다는 전화나 대면 등으로 해결할 것
모든 기록형 통신수단에게 해당되는 것일텐데요, 글로 감정을 전하는 일은 상대방의 오해를 살 수 있는 경우가 많이 있기 때문에 최대한 사실을 쓰는 것이 중요합니다. 그리고 나의 감정을 상대방에게 전해야 할 때는 전화나 대면이 좋은데, 처음에는 껄끄러울 수 있겠으나 뒤끝없기(!)로는 대면이 더 낫습니다;;

이 회사는 지속적으로 캠페인 활동을 펼친 끝에 이메일 25% 감소 목표에 도달할 수 있었다고 합니다.

이메일은 아직까지도 비즈니스의 필수품 역할을 담당하고 있습니다. 현대 비즈니스 가운데 이메일 없이 운영될 수 있는 곳은 어디에도 없을 것입니다.단 하루만 이메일을 사용할 수 없다 해도, 그 다음날 우리 사회는 과부하에 걸리고 말 것입니다.
미국의 한 시장조사 기관이 조사한 바에 의하면 기업용 이메일은 매년 7% 성장할 것이라고 합니다. 이는 기업이 소통에 대해 “이메일을 대신할 방법을 내놓더라도 이메일의 사용이 줄어들지 않을 것”이라는 의견과 같습니다. 이메일 사용이 증가한다는 것은 이메일이 가진 고유한 성질(가장 전통적인 소통방식이며, 매뉴얼이 필요없는 대중적이고 보편화된 소통방식)을 대체할 것은 없으며, 이메일의 특징을 어떻게 살리느냐에 따라 업무 소통의 효율이 이전보다 증가할 수 있다는 것을 의미합니다.

그렇다면 이메일 통신이 감소하면 왜 업무 생산성이 증대할까요?
이해를 돕기 위해 앞에 중요한 넣어보겠습니다.

“쓸데없는” 이메일 통신이 감소하면 업무 생산성이 증대한다.

위 제약회사가 진행한 캠페인처럼 ‘가치도 없고, 우선순위도 낮으며 다른 더 좋은 툴이 있음에도 불구하고 이메일이 편하다는 이유만으로 지나치게 의존함으로써 만들어진 쓸데없는’ 이메일을 줄이고 이메일에 의존하고 있는 업무들, 이를테면 자료 공유, 업무 노하우 공유, 일정 공유, 단순 의사 표시 등은 더 좋은 업무 툴을 활용함으로써 업무의 생산성을 올릴 수 있을 것입니다.

그것이 알고싶다

좋은 업무 툴들을 다 가져다 써도
각각의 시스템에 매번 로그인해야 하는 불편함
– 각 시스템이 서로 연동되지 않아 A 시스템에서 하던 작업을 B 시스템에서도 해야 하는 중복 업무의 번거로움
발생한다면 아무 소용 없지 않을까요?

그래서 CUBE는 생각합니다.

이메일은 물론, 업무 생산성을 극대화시켜줄 수 있는 공유-소통-협업을 지원할 수 있는 각종 플랫폼들이 큐브처럼 서로 잘 짜맞춰 있다면 얼마나 좋을까?

조금만 기다려 주세요.

곧 보여드리겠습니다.

[기사공유]직장에서 꼭 필요한, 이메일 제대로 쓰는 팁 5가지

1. 이메일은 감정을 제대로 전달할 수 없다는 점을 명심하자.

쓰기의 달인이 아니라면 이메일만으로는 내 감정을 충분히 전달하기 어렵습니다. 받는 사람의 기분이 위축돼 있다면 발신자가 일반적인 내용을 썼어도 수신자는 이를 공격적으로 받아들일 수 있습니다.

2. 감정의 명확한 전달을 위해 이메일 앞부분에 전체적인 감정 톤을 알릴 필요가 있다.

상대방이 마음의 준비를 할 수 있도록, 내 감정의 톤을 명시적으로 알리는 것이 좋습니다.

3. 상대방 스타일에 맞추자.

누구나 자기가 익숙한 스타일에 더 친근함을 느끼기 마련입니다. 내용 못지 않게 형식도 중요함을 잊지 마세요.

4. 상대방 이메일에 즉각 반응하지 말자.

나를 화나게 하는 이메일일수록 최소한 30분 이상의 시간적인 여유를 두고 답장하는 것이 좋습니다. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 말아야 합니다.

5. 상대방의 피드백을 기다린다는 말로 마무리하자.

너무 제 의견만 말씀드린 것 같습니다. 아무래도 제가 ~~한 점이 신경이 쓰여서 그런 것 같습니다. 제가 놓치고 있거나 제가 고려해야 할 사항에 대해서 말씀주시면 참고하고 반영하겠습니다. 편하게 말씀주시기 바랍니다.”

 

>> 관련 기사(ㅍㅍㅅㅅ, 2016.01.06)

[자료공유]저성장 위기에 주목해야 할 ‘탑다운(Top-down) 경영’

(SUMMARY)

탑다운과 바텀업은 어느 하나만 선택해야 하는 양자택일의 대상이 아니다. 상호 보완재에 가깝다. 한시도 중단 없이 지속되어야 할 것이 바텀업 혁신이라면, 지금과 같은 저성장기, 변화가 필요한 시기에 좀더 힘을 집중해 실행해야 하는 것이 탑다운 경영이다.

1. 탑다운이 중요한 이유

  • 조금 더 나은 판단: 장기적인 사업 판단, 조직의 생존이 달린 이슈에 대해서만큼은 CEO를 비롯한 최고경영진에게 더 나은 판단을 기대 할 수 있다.
  • 빠르고 즉각적인 실행: 탑다운에서 중간관리자의 역할은 단순하면서도 명확하다. 위로부터 지시 받은 결정이 아래에서 잘 실행되도록 자원을 조율하고 조정하는 것이 다. 계획의 효과나 문제점에 대해서는 크게 고 민할 필요가 없다. 실무자 역시 조건 없는 즉각 적 이행을 요구 받는다. 더 나은 대안의 고민은 한시적으로나마 우선 순위에서 밀린다. 당장은 제대로 실행하는 것에 초점을 맞추는 것이 중요 하다. 직원간 경쟁도 눈에 띄게 줄어든다. 바텀 업에서와 같은 창의와 혁신의 경쟁이 없다보니, 자연스레 직원 서로를 한 배에 탄 동료로 인식하 게 해주는 효과마저 있다.7 이런 메커니즘은 탑 다운의 실행 스피드를 더욱 높인다.
  • 더 오래 가는 내구성: 포기하지 않는 끈기는 성공에 대한 확신이 만들어내며, 확신의 강도는 최고경영진의 의지 에 비례한다.

2. 탑다운 경영의 맹점

잘못된 판단에 의거한 독단적 결정이 내려질 가능성이 있으며, 탑다운의 장점인 스피드로 인해 조직의 파멸을 가속시킬 수 있다.

3. 맹점 극복: ‘핵심 그룹’ = 변화선도자(Change Agent) 활용

  • 능력과 충성심 겸비
  • CEO와의 강한 신뢰 바탕
  • 도덕성과 책임감 보유

>> 관련 자료(LG경제연구원, 2015.12.15)