이메일과 생산성은 반비례한다?

예전에 한 제약회사 CIO가 자신의 회사 직원들을 대상으로 이메일 통신 감소 캠페인을 실시한 적이 있습니다.

내부 조사 결과 직원의 58%가 하루 3시간 정도를 이메일에 소비한다는 것을 알게 된 그는 이메일 통신의 감소가 직원의 생산성을 증대시키는 데 도움을 줄 것이라고 판단하여 ‘프로젝트 이메일 에티켓‘이라는 이름의, ‘사소하지만 획기적‘인 캠페인을 펼치게 됩니다.

1. 단순히 파일 공유를 위한 메일은 피할 것
실제로 문서 관리를 위해 이메일을 사용하는 사람들이 주변에 많이 있는데요. 이는 더 나은 문서 관리 툴을 필요로 하고 있다는 의미가 될 수 있습니다.

2. 계속 같은 질문에 대한 메일은 게시판 등 공통 영역을 활용할 것
‘RE: RE: RE: RE: ……’같은 핑퐁게임 식의 이메일은 수신함을 막히게 하고 끊임없이 방해만 할 뿐입니다. 덧글 교류가 가능한 게시판이나 피드 등은 업무 노하우나 자료 공유 시 이메일보다 도움이 될 때가 많습니다.

3. 단순 감사 표시 답장 메일이나 전체 답장 메일은 줄일 것
그저 “고맙다”라는 등의 말을 하려고 “전체 답장”을 생각없이 누르는 것은 가치도 없고 우선 순위도 낮은 통신일 뿐입니다. 차라리 페이스북이나 트위터처럼 단문 형태의

4. 감정적인 문제는 메일보다는 전화나 대면 등으로 해결할 것
모든 기록형 통신수단에게 해당되는 것일텐데요, 글로 감정을 전하는 일은 상대방의 오해를 살 수 있는 경우가 많이 있기 때문에 최대한 사실을 쓰는 것이 중요합니다. 그리고 나의 감정을 상대방에게 전해야 할 때는 전화나 대면이 좋은데, 처음에는 껄끄러울 수 있겠으나 뒤끝없기(!)로는 대면이 더 낫습니다;;

이 회사는 지속적으로 캠페인 활동을 펼친 끝에 이메일 25% 감소 목표에 도달할 수 있었다고 합니다.

이메일은 아직까지도 비즈니스의 필수품 역할을 담당하고 있습니다. 현대 비즈니스 가운데 이메일 없이 운영될 수 있는 곳은 어디에도 없을 것입니다.단 하루만 이메일을 사용할 수 없다 해도, 그 다음날 우리 사회는 과부하에 걸리고 말 것입니다.
미국의 한 시장조사 기관이 조사한 바에 의하면 기업용 이메일은 매년 7% 성장할 것이라고 합니다. 이는 기업이 소통에 대해 “이메일을 대신할 방법을 내놓더라도 이메일의 사용이 줄어들지 않을 것”이라는 의견과 같습니다. 이메일 사용이 증가한다는 것은 이메일이 가진 고유한 성질(가장 전통적인 소통방식이며, 매뉴얼이 필요없는 대중적이고 보편화된 소통방식)을 대체할 것은 없으며, 이메일의 특징을 어떻게 살리느냐에 따라 업무 소통의 효율이 이전보다 증가할 수 있다는 것을 의미합니다.

그렇다면 이메일 통신이 감소하면 왜 업무 생산성이 증대할까요?
이해를 돕기 위해 앞에 중요한 넣어보겠습니다.

“쓸데없는” 이메일 통신이 감소하면 업무 생산성이 증대한다.

위 제약회사가 진행한 캠페인처럼 ‘가치도 없고, 우선순위도 낮으며 다른 더 좋은 툴이 있음에도 불구하고 이메일이 편하다는 이유만으로 지나치게 의존함으로써 만들어진 쓸데없는’ 이메일을 줄이고 이메일에 의존하고 있는 업무들, 이를테면 자료 공유, 업무 노하우 공유, 일정 공유, 단순 의사 표시 등은 더 좋은 업무 툴을 활용함으로써 업무의 생산성을 올릴 수 있을 것입니다.

그것이 알고싶다

좋은 업무 툴들을 다 가져다 써도
각각의 시스템에 매번 로그인해야 하는 불편함
– 각 시스템이 서로 연동되지 않아 A 시스템에서 하던 작업을 B 시스템에서도 해야 하는 중복 업무의 번거로움
발생한다면 아무 소용 없지 않을까요?

그래서 CUBE는 생각합니다.

이메일은 물론, 업무 생산성을 극대화시켜줄 수 있는 공유-소통-협업을 지원할 수 있는 각종 플랫폼들이 큐브처럼 서로 잘 짜맞춰 있다면 얼마나 좋을까?

조금만 기다려 주세요.

곧 보여드리겠습니다.

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