[기사공유]내 일은 언제 하나… ‘협업 과부하’ 해결책은?

‘협업’은 미덕으로 묘사된다. 실제로 기업의 생산성 측면에서 놀라운 역할을 할 수 있다. 그러나 반대급부도 있기 마련이다. 협업으로 인해 피로감이 가중되고 집중력이 소모될 수 있다. 좋은 소식이 있다면, IT 기술이 도움될 수 있다는 것이다.

협업이 생산성과 교차 부서 능력을 늘리려는 전략적 이니셔티브로 부상하고 있다. 그러나 이로 인해 우수한 직원들이 진이 빠져버릴 위험성도 커졌다.

300개 이상의 조직들을 대상으로 진행한 하버드 비즈니스 리뷰의 연구보고서에 의하면, 직원들이 회의, 도움 요청 대응, 다양한 협업과 팀 중심 애플리케이션 작업에 할애하는 시간이 80%를 넘는 경우가 많은 것으로 드러났다. 이는 직원들이 자체적으로 완료해야 하는 핵심 작업을 하는 시간을 부족하다는 의미다.

보고서에는 “입력이나 조언, 자료 접속이나 회의 참석 등의 부담에 짓눌리면 성과에 손해를 본다. 그 결과 그들은 일거리를 집에 가져간다. 탈진과 이직이라는 실질적 리스크로 이어진다”라고 기술돼 있다.

이 보고서가 시사하는 다른 내용도 있다. 협업 작업이 편향적이라는 사실이다. 부가가치적 협업의 20~35%가 오직 직원들의 3~5%에서 비롯되고 있었다.

보고서는 “도움을 줄 수 있고 잘 준다고 알려지면 그들은 점점 더 중요한 프로젝트와 역할에 끌려들어가게 된다. 그들의 도움을 주는 마음과 다른 사람을 돕고자 하는 열의는 그들의 성과와 명성을 빠르게 높이는데 도움을 준다. 하지만 이는 그들의 개인적 성과에 악영향을 미치고 스트레스를 늘리고 이탈, 좌절, 탈진이 실질적 리스크가 된다”라고 전했다.


의지와 능력
“도울 의지가 있는 직원일수록 도움 요청이 더 많이 들어온다. 이는 회사 입장에서는 가치가 높지만 장기적으로 직원들의 큰 불만으로 이어진다. 우리 자체 데이터에 따르면 여성 직원들이 더 지원과 교차 기능적 협업 역할 요청을 많이 받곤 했다.”

기업 목표 설정 및 협업 소프트웨어 솔루션 기업 베터웍스(BetterWorks)의 CEO 크리스 더간은 이렇게 말하며 하버드 비즈니스 리뷰의 이번 보고서가 전하는 내용이 자사의 메시지와 유사하다는 점에서 흥미롭다고 전했다.

기업은 가치 있는 직원들을 과로로 몰아넣지 않고 협업의 효과를 낼 수 있을까? 더간에 따르면 해답은 데이터에 있다. 프로젝트, 협업 노력, 인간관계의 의존성을 추적하는 것이다. 그래야 어느 누구도 무리하지 않고 작업 부하가 균등하게 배분되어 병목 현상이 일어나지 않을 수 있게 된다고 그는 설명했다. 물론 부서간 의존성의 정확하기란 쉽지 않은 작업일 수 있다.

과거 CIO들과 관리자들은 그들의 팀에게 오직 팀 내 프로젝트에만 집중하게 했으며 그 결과는 아주 사일로화된 조직이었다. 더간은 그러나 지난 10년간 협업이 일반화됨에 따라 IT 조직 운영법이 변화해야 한다고 지적했다. 그는 다음과 같이 설명했다.

“지식 작업의 교차 기능적 속성 때문에 만약 당신이 그런 의존성을 명쾌하게 만들지 않는다면 리스크가 아주 크다. 만약 당신에게 자넷이라는 직원이 있는데 일에 지쳐 떠난다면 그것도 한가지 리스크다. 만약 자넷이 달성할게 18가지가 있지만 오직 14개만 해낸다면 그것 역시 비즈니스에 리스크다. 우리는 업무가 너무 과도하게 주어지면 병목현상에 갇힐 특정 사람들이 있을 것이라는 점을 알기 때문에 우리는 이들을 식별하고 지원해줘야 한다.”

협업을 위해 데이터 주도적 접근방식을 사용하는 이유는 비즈니스가 목표와 전략적 이니셔티브를 달성하는 데에만 있지 않다. 개별 직원의 몰입도와 직장 만족도에도 실질적 영향이 있다고 목표 달성과 협업 소프트웨어 회사 워크보드(Workboard)의 CEO 데이드레 파크나드는 강조했다.

그는 또 개인의 작업이 더 큰 목표와 이니셔티브에 어떻게 영향을 미치는지에 대한 큰 그림을 볼 수 있도록 하는 것이 정말이지 큰 효과를 발휘할 수 있다고 .전했다.

큰 그림 보기
파크나드는 “협업적인 문화는 훌륭하지만 간혹 과도한 협업과 다른 사람의 일을 하게 되는 일이 발생하곤 한다. 그러면 당신의 개별적 공헌이 무엇인지, 당신이 뭘 했는지 알 수 없게 된다”라고 말했다.

만약 개인들에게 자신의 업무 조각이 큰 그림에 어떻게 맞춰지는지를 볼 수 있게 한다면 어떨까? 그들의 범위 내에서 꼭 필요하지 않은 프로젝트에 발이 묶이는 대신 진정으로 중요한 부분에 집중할 수 있는 유연성을 구현한다고 파크나드는 설명했다.

그녀는 “이런 관점은 그들 자체의 우선순위와 ‘아니오’라고 말할 수 있게 해준다. 그래서 그들은 진정으로 참석할 필요가 없는 회의에 끌려가거나 시간을 낼 수 없는 프로젝트에 끌려가지 않을 수 있다. 시스템 내 데이터를 가리키며 납득할 수 있는 이유를 댈 수 있는 것이다”라고 말했다.

이런 거절할 자유는 슈나이더 일렉트릭(Schneider Electric)에서 그의 팀과 전세계 공급망 수석 부회장 허브 쿠레일에게 요긴했다. 쿠레일에 따르면 슈나이더 일렉트릭은 베터웍스를 도입해 이용하고 있다. 그는 “이를 통해 우리는 올바른 사람이 올바른 일을 올바른 시간에 활용함으로써 올바른 것, 그리고 각각의 개인들이 그들의 자체 부서와 전체적 전략 모두에 어떻게 공헌하고 있는지에 우선순위를 두고 있다”라고 전했다.

베터웍스는 쿠레일과 그의 팀이 전체적 전략을 명확히 하고 프로젝트 사이의 좋은 균형을 찾는데 도움을 준다고 그는 덧붙였다.

실험을 위한 자유
쿠레일은 “이제 우리는 직원들이 일하고 싶은 일을 하도록 상당한 자유를 주고 있다. 이제는 그들이 모든 광범위 전략을 지원, 공헌할 것을 손쉽게 보고 판단할 수 있기 때문이다. 그 영향은 믿을 수 없을 정도로 긍정적이다. 최대 혜택은 투명성과 관여다. 전략이 무엇인지, 그들이 어떻게 공헌하는지, 그들이 큰 이니셔티브와 목표에 어떻게 부합하는지를 보면 모두가 훨씬 더 몰입하게 된다”라고 말했다.

협업 데이터로부터 통찰을 이끌어낼 수 있는 것은 개인의 성과를 평가하고 장애물이 어디에서 발생하는지 알아내는데도 도움을 준다고 베터웍스의 더간은 말했다.

그는 “만약 누군가 충분한 교차 기능적 작업을 하지 않는다면 이는 문제다. 모두가 협업 현황을 안다면 협업적인 분위기를 만드는데 도움이 된다. 훈련이 필요한 사람, 업무 변화가 필요한 사람을 알아내는데도 도움이 된다”라고 말했다.

더간은 이어 “오늘날 많은 직원들은 그들이 일하는데 대해 많은 피드백을 받고 있지 않고 있다. 또 그들은 자신이 하는 일이 왜, 얼마나 중요한지 모르곤 한다”라고 말했다.

 

>> 관련 기사(CIO Korea, 2016. 03. 12)

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