[기사공유]분업과 공유의 경제학, 협업

성공적인 협업시스템의 구축 요소

업무관리와 협업 도구가 통합된 협업 시스템의 작동은 업무과제를 생성하고 해당 업무를 수행하는 온라인 공간을 마련하는 데서 시작된다. 슬랙의 채널, 아사나의 프로젝트, 트렐로의 보드, 셰어포인트의 사이트, 온-나라시스템의 과제카드 등이 이에 해당한다.

이 업무수행 공간에서는 협업을 수행하는 데 필요한 여러 기능들을 사용할 수 있다. 여기에는 커뮤니케이션, 문서관리, 프로젝트 관리 등의 도구가 포함된다. 이러한 기능들을 이용하여 공유한 콘텐츠들은 조직의 지식 자산이 돼 검색과 권한관리 등 기능을 통해 접근해 활용할 수 있다. 또한 다양한 뷰와 통계를 통해 업무가 진행되는 현황 정보를 제공하고, 필요할 땐 목표·성과 관리 시스템과 연동해 기업의 전략과 업무가 연계된 모습을 보여줄 수 있다.

하지만 이와 같이 통합적인 협업 시스템을 구축해 기대한 효과를 얻는 일은 쉬운 일이 아니다. 비정형적인 업무 수행 분야에서 조직이 일하는 방식의 변화가 함께 이뤄져야 하는데, 이는 조직의 규모가 커질수록 쉽지 않은 일이다. 편리하니까 저절로 사용하게 되는 것이 이상적이겠지만, 일부 직원만 사용할 의도가 있고 다른 직원은 관심이 없다면 함께 참여해야 하는 협업의 특성상 시스템이 활성화되기 어렵다.

성공적인 협업 시스템을 구축하기 위해서는 먼저 업무 관리의 기준과 지침이 수립돼 있어야 한다. 예를 들어 어떤 경우에 업무를 생성할 것인지, 하나의 단위로 등록되는 ‘업무’라는 것이 무엇인지에 대한 지침이 필요하다.

몇 개월에 걸쳐 여러 부서가 함께 참여해 진행하는 큰 프로젝트도 있고, 전화 한 통처럼 몇 분 만에 마칠 일도 있다. 업무 단위가 너무 크면 하나의 업무 안에 너무 많은 정보가 등록되고 공유돼야 하기 때문에 효율적이지 못하고, 단위가 너무 작으면 업무 관련 정보가 파편화돼 흩어져 존재하게 되고 포괄적인 업무 진행 현황을 파악하는 일도 어려워진다. 수일에서 수주 정도의 기간이 소요되고, 독립된 산출물과 완결 시점이 존재하며, 업무 보고와 평가의 단위로 적합한 업무가 하나의 온라인 공간 단위를 배정받는 업무의 단위로서 적절하다고 할 수 있다.

또한 업무에서 발생하는 이력과 결과물들에 대한 접근 권한을 관리하는 기준도 협업 시스템의 활용 가치에 중요한 영향을 미친다. 권한 정책 수립 시에는 조직개편이나 인사 이동 시의 인수인계 절차와 권한의 변경 기준도 함께 고려돼야 한다.

Flickr. Charleston's TheDigitel. CC BY.

사용자들이 협업 시스템을 활용하도록 하는 동기 제공에 대한 고민도 필요하다. 팀장에게 의지가 있다면 팀 내 업무를 협업 시스템으로 공유하는 문화를 정착시키는 건 상대적으로 쉽다. 팀장 계층에 대한 홍보와 교육을 통해 팀 단위부터 협업 시스템 사용을 정착시켜 나가는 것도 한 가지 방법이다. 시스템을 통한 업무 이력의 기록과 공유가 중요하다고 판단되는 경우에는, 협업 시스템에 등록된 파일만 전자결재 문서에 첨부할 수 있도록 하는 등 좀 더 강제적인 방식을 고려할 수도 있다

……(후략)

>> 관련 기사(블로터닷넷, 2016. 03. 18)

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