[기사공유]실시간 협업의 중요성

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Image by Norman Lear Center via Flickr

미국의 여론조사 기간인 해리스 여론조사에서 실시한 2014년 보고서에 따르면, 미국인들이 직장에서 보내는 시간은 평균 8.7시간이며 그 시간의 절반에 조금 못 미치는 45% 정도의 시간을 본인들의 일의 기본 임무를 수행하는 데 사용된다고 한다. 나머지 약 14%는 이메일을 보내는 데에, 8%는 업무 도중 갑자기 발생한 중요하지 않은 작업을 수행하는 데에, 그리고 7%는 쓸데없는 미팅을 하는 데에 쓴다고 한다. 실로 무서운 일이다. 직원들은 자신들의 평일 근무 시간의 약 3분의 1을 비효율적인 사내 커뮤니케이션이 장악하고 있다는 것을 깨닫게 된다. 그러나, 기업은 보다 스마트한 협업 툴과 프로젝트 관리 프로그램 등이 이메일, 불필요한 미팅 및 업무 도중 갑자기 발생한 중요하지 않은 작업 등으로 인한 혼란을 최소화함으로써 작업 생산성을 올릴 수 있을 것으로 기대한다.

기업이 성장 촉진을 목표로 하기 때문에, 직원들은 지능적으로 함께 일하는 업을 배워야 할 필요가 있다. 실시간 협업은 직원 모두가 책임감 있고 생산력 있게 하는 데 중요한 역할을 한다. 이처럼, 커뮤니케이션은 보다 유동적으로 움직이며 팀원들은 빠른 시일 내에 고부가가치의 산출물을 만들어 내기 위해 그들이 원하는 정보와 자료에 액세스할 수 있다. 즉각적인 영향을 만들어 내기 위해 직원들에게 권한을 부여함으로써, 몇 가지 시책들은 옆으로 밀려나거나 뒤로 제쳐진다. 또한, 프로젝트는 종종 보다 빨리 완료된다.

보다 효율적으로 성장하고자 하는 기업을 위한 실시간 협업의 중요성이 점차 증가하는 것에 대해 함께 생각해 보자.

교류, 피드백 및 품질 보증 시스템

“내가 LexION Capital을 설립한 후 일찌감치 얻은 교훈 중 하나는, 팀웍 육성의 중요성이었다”라고 CEO인 Elle Kaplan은 말한다. “이것이 보다 협력적인 업무 환경 환경 및 우리 팀을 최대로 활용하기 위해 실시간 교류 및 피드백 시스템을 만든 이유이다.”

독립적인 자산 관리 회사인 이 회사는 “팀 구성원들이 어떤 프로젝트에서든지 서로 직접 커뮤니케이션할 수 있도록” 디지털 업무 관리 시스템을 이용한다. 이메일과 인스턴트 메시징은 오직 제한적인 해결책일 뿐이다. 이 시스템에 프로젝트를 업로드하고 공유함으로써, 팀 구성원들은 서로 업무를 잘 수행하고 있는지 체크할 수 있고, 실시간 협업을 통해 프로젝트의 질을 개선시킬 수 있다.”라고 Kaplan은 덧붙였다.

협업 솔루션이 확실히 자리를 지키고 있기 때문에, 관리자와 동료 모두가 프로세스를 검토하고, 변경사항을 추적하며, 과거와 현재 버전을 비교할 수 있다. 중대한 정보는 모든 구성원들이 언제나 최신 내용과 자료를 액세스할 수 있도록 집중적으로 관리된다(이를 테면, 마케팅 및 판매 자료, 법률 문서 등).

실시간 협업은 성공으로 가는 장벽을 줄일 수 있다. Kaplan의 경우, 회사에서 그녀의 팀이 “각각의 팀 구성원의 강점을 이용하여 좋은 일을 제공하기 위해 작동하는 책임 체계”를 발전시키기 위한 가장 중요한 요인인 ‘자기 관리’를 할 수 있게 하는 것이 중요하다.

지식 관리 및 생산성의 향상

비영리 컨설팅 회사인 FSG가 인원수를 3배로 늘릴 때, 새로운 직원에 대한 온보딩(onboarding, 보드에 새로운 직원을 데리고 훈련과 방향을 통합하는 과정)을 개선하기 위해 내부 지식 전달 프로세스를 간소화할 필요가 있었다. 더 나은 지식 관리를 위해, FSG는 SaaS 형태의 협업 툴을 도입했으며, 특정 컨설팅 계약 작업 팀이 협력할 수 있는 전용 작업 공간을 개발했다.

클라이언트별 콘텐츠와 대화 내용을 한 곳에서 찾을 수 있으며, 동료가 중단한 부분을 쉽게 찾아내어 즉각적으로 조치를 취할 수 있다. 협업 플랫폼은 중요한 프로젝트 정보를 검색하거나 바쁜 동료로부터 응답을 기다리느라 몇 시간 또는 며칠이 걸리는 일이 좀처럼 없기 때문에 엄청난 시간 절약 장치 역할을 한다. 이렇게 혼란을 최소화함으로써 기업 전체의 커뮤니케이션을 향상시키고, 언제나 잘 알고 있는 민첩하고 생산적인 팀을 유지할 수 있다.

사용자 채택과 일의 미래

비즈니스 기술 서비스 업체 전문업체인 ‘Avanade’의 연구에 따르면 “비즈니스 및 IT 리더들의 77%는 그들의 기업이 현재 소셜 협업 기술을 사용하고 있”으며 “소셜 협업 툴을 현재 사용하고 있는 기업의 82%는 향후 더 많이 사용하기를 원”한다.

실시간 협업은 업계 표준 관행이 되어 가고 있다.

Polycom의 글로벌 수석 이사인 Marc-Alexis Remond는 “기업, 정부 기관, 교육 및 의료 기관은 휴먼 협업의 힘을 발휘할 수 있도록 조직의 DNA에 협업 솔루션을 포함해야 한다”고 말한다.

기업이 업무 방식을 모색함에 따라, 그들은 “사람, 프로세스 및 기술을 통합하여 성능, 효율성 및 운영을 개선하기 위해 비즈니스 혁신을 받아들여야 한다”고 Remond는 말한다.

물론, 협업 툴은 생산성 문제에 있어서 부분적인 해결책일 뿐이다. 협업 툴의 핵심은 기업은 자기 태만을 피해야 하며 실시간 협업을 옹호하는 문화를 조성해야 한다는 점이다.

* 본 기사는 미국 <허핑턴포스트(HuffingtonPost)>에 실린 The Importance of Real-time Collaboration를 번역한 것으로 약간의 의역이나 오역이 있을 수 있으니 이 점 양해 바랍니다.

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