[기사공유]소프트웨어 회사에서 ‘공유’가 진짜 어려운 이유

많은 사람들이 소프트웨어 회사에서 가장 중요한 기업 문화 중 하나로 ‘공유 문화’를 꼽는다. 비단 소프트웨어 회사만의 이슈는 아닐 것이다.

공유에 문화라는 이름이 붙으려면 구성원 대부분이 자연스럽고 일상적으로 정보를 공유해야 한다. 공유가 중요한 이유는 소프트웨어 개발은 집단지성이 작동해야 하는 대규모 지식 산업이기 때문이다. 정보와 지식이 한 사람의 머릿속에 머무르지 않고 시스템에 저장되고 효율적으로 관리되어야 비로소 경쟁력을 가질 수 있다.

소수의 슈퍼 개발자가 주도해서 성공한 소프트웨어 회사들이 벽을 못 넘는 이유 중 하나도 ‘공유문화’ 부족이라고 볼 수 있다.​

많은 회사들이 “공유문화”를 정착시키기 위해서 당근과 채찍을 동원하지만 제대로 된 ‘공유문화’를 가지고 있는 회사가 그렇게 많지는 않다.

직원들에게 “공유를 잘하자”라고 말하는 것은 “착하게 살자”라는 정도밖에 들리지 않는다. ‘공유 문화’가 정착되지 않은 회사에서는 직원들 자율에 맡겨 놔도 ‘공유 문화’가 정착되기는 어렵고, 프로세스로 강제화해서는 더욱 어렵다.​

‘공유 문화’ 정착이 어려운 이유는 ‘교차로 꼬리 물기’와 비슷하다. 교차로에서 신호가 끊겼는데도 바짝 따라붙으면 이로 인해서 다른 방향의 차들은 소통이 안되고 연속으로 차들이 꼬리 물기를 해서 교차로가 꽉 막힌다. 교차로 꼬리 물기를 해결하고 교차로에서 가장 많은 차들이 통과되는 비법은 모든 차들이 꼬리 물기를 하지 않는 것이다.

하지만, 아무리 캠페인을 해도 ‘교차로 꼬리 물기’가 사라지지 않는 이유는 모두 다 규칙을 잘 지키면 서로 혜택을 누릴 수 있지만 누구는 지키고 누구는 지키지 않는 상황에서는 규칙을 지키는 사람이 더 손해를 보기 때문이다. 규칙을 지키지 않아서 이익을 보는 사람은 계속 이익을 보고 규칙을 지켜서 손해를 보는 사람은 계속 손해를 본다면 사람들은 자연스럽게 규칙을 지키지 않는 쪽으로 넘어온다.​

게다가 ‘공유를 하지 않는 행동’은 ‘교차로 꼬리 물기’처럼 눈에 잘 보이지는 않는다. 제대로 공유를 안 해도 공유를 안 하고 있다는 사실을 완전히 눈치채기는 쉽지 않다.​

또한, 자신이 알고 있는 정보를 모두에게 공유하는 것은 자신이 없어도 회사가 돌아간다는 의미로 해석이 되어 매우 불안한 일이 아닐 수 없다. 그래서 어쩔 수 없이 꼭 공유해야 하는 소량의 정보만 공유를 하고 핵심 지식 정보는 공유를 안 하기도 한다.​

‘공유 문화’에 대해서 서로 얘기를 해도 생각하는 정도가 달라서 잘하고 있는 것인지 개선할 것이 많이 필요한지 판단하기는 매우 어렵다. 간단하게 평가해보자. 10점 만점에 8점 이상이면 공유 문화가 매우 잘 정착된 회사라고 생각된다. 그 이하라면 심각하게 ‘공유 문화’ 개선에 대해서 생각해봐야겠다. 평가 방법은 아래 각 항목당 1점으로 계산하면 된다.​

  1. 내가 지금 이 순간 회사에서 없어져도 내가 하던 일은 즉시 누군가가 이어받아서 문제없이 진행된다.
  2. 어제 회사에 있었던 크고 작은 모든 회의의 회의록이 시스템에 등록되어 있고 누구나 열람이 가능하다.
  3. 모든 개발자들(직원)이 서로 다른 나라에서 뿔뿔이 흩어져 있어도 지장없이 일할 수 있다.
  4. 나는 회사 Email 시스템에 저장된 모든 Email이 지금 즉시 사라져도 일하는데 전혀 지장이 없다.
  5. 나는 지금 이 순간 시스템을 열어서 나의 팀, 부서 모든 인원이 하고 있는 일과 그 통계를 1분 안에 알 수 있다.
  6. 나는 공유를 위해서 별도로 문서를 작성하지는 않는다. 일을 하다 보면 필요한 문서는 자연스럽게 생성된다.
  7. 나를 비롯한 모든 직원에게 회사의 99% 이상의 정보가 실시간으로 공유된다. 공유가 안되는 정보는 극소수에 불과하다.
  8. 내가 지금 하고 있는 모든 일은 시스템에 등록되어 있고 계획, 진행 상황, 결과가 실시간으로 기록된다.
  9. 필요한 정보를 찾기 위해서 이 파일, 저 파일 뒤질 필요 없이 몇 개의 검색어로 몇 분 안에 원하는 정보를 찾을 수 있다.
  10. 상급 관리자나 경영진에게 보고를 하기 위해서 일을 하는 것과는 별도로 PPT를 이용해서 보고서를 만드는 일은 거의 없다.

​증상에 따라서 처방이 다르기는 하지만 몇 가지 공유 문화 개선 방법을 제시하고자 한다.​

  • 공유와 협업을 위한 최소한의 시스템을 구축하고 내재화해야 한다. 수단 없이 문화를 이룩하기는 매우 어렵다.
  • 전화나 구두로 논의하고 지시하는 것은 가급적 삼가야 한다. 메신저도 마찬가지다. 그런 방식은 공유도 안되고 추적도 안된다. 구두로 지시한 것도 시스템에 등록하고 업무를 진행해야 한다. 예외가 있어서는 안된다.
  • 이메일은 안 쓰는 것이 좋다. 과거에는 이메일이 업무 혁신의 선두에 있었다면 이제는 골치 덩어리다. 이메일을 정보 보관 수단으로 사용하기 때문에 문제인 것이다. 이메일을 금지하면 자연스럽게 정보는 공유 시스템에 저장된다. 파격적일 수 있지만 직원 간 이메일을 금지하고 외부용으로만 사용해보자.
  • 회의는 10%로 축소해야 한다. 회의가 많은 것은 공유가 잘 안되고 있다는 증거다. 회의를 통제하면 어쩔 수 없이 시스템을 통해서 의논을 하게 된다. 회의는 꼭 필요할 때만 해야 한다.
  • 보고서는 최소화해야 한다. 지금의 90%는 폐지한다는 생각을 해보자. 보고서가 많다는 것은 공유가 잘 안되고 있다는 증거다. 경영진도 모든 구성원과 동일한 입장에서 시스템을 통해서 공유를 받고 꼭 필요한 경우에만 보고를 받는 것이 좋다.
  • 수평적 사고가 필요하다. 상하 조직 구조에 따른 정보 쏠림 현상을 방지해야 한다. 경영자라고 정보 특별 대우가 없다. 누구에게나 모든 정보가 공유되어야 하며, 의견도 마음껏 개진할 수 있어야 한다.
  • “공유”를 위해 프로세스를 강제화하기보다는 인식 전환을 위해서 더 힘써야 한다. 강제적인 추진은 부작용만 부른다. 적절한 강제 조치도 필요하지만 마인드를 바꾸는데 더 힘써야 한다.​
  • 정보의 홍수를 경계해야 한다. 정보가 너무 많으면 방관자가 될 수도 있으므로 필수 관련자를 잘 구분하여 필수 인원이 방관자가 되지 않도록 해야 한다. 너무 많은 정보가 쏟아지면 정보는 쓰레기가 된다. 수많은 정보 중에서 자신이 추적, 관여할 정보들을 추리고 체계적으로 볼 수 있는 시스템이 필요하다.
  • 공유를 위해서 정보를 생성하는 것도 중요하지만 내용이 바뀌면 업데이트하고 자연스럽게 흩어진 정보를 모으고 정리하며, 적절히 삭제하는 것도 중요하다. 이런 노력을 들여야 공유의 효율성이 올라가고 잘못된 정보로 인한 문제를 방지한다. 이런 활동을 조직 내에 심기 위해서는 끊임없는 코칭이 필요하다.
  • 공유 문화가 어느 정도 수준에 오르면 효율적인 글쓰기가 얼마나 중요한지 알게 될 것이다. 직원들을 뽑을 때 지식이 많은 직원도 좋지만 글도 잘 쓰는 직원을 뽑아야 한다. 개발자도 예외는 아니다. 감동을 주는 글을 적어야 한다는 것이 아니고 자신의 생각을 정확하게 전달할 수 있도록 짧고 명료하게 글을 쓸 수 있는 능력이 필요하다.

​문화는 ‘집단의 습관’이다. 구성원들끼리 더 이상 공유하라는 얘기를 안 할때 “문화”가 된 것이다. 한번 자유를 맛본 사람들은 자유를 박탈당한 환경에서 살기 어렵듯이 진정한 공유 문화를 맛보고 나면 과거로 돌아가는 것은 거의 불가능하다. “공유”가 숨 쉬는 것처럼 자연스러워질 때, 비로소 글로벌 회사들과 경쟁을 한다고 명함을 내밀 수 있을 것이다.

 

> 관련 기사(지디넷코리아, 2017-06-26)

 

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