이메일을 과연 버릴 수 있을까?

최근에 뭘 찾을 게 있어서 뉴스 검색을 하다가, 아래와 같은 내용의 뉴스기사를 보았습니다.

OOO는 ‘지긋지긋한 이메일, 이제 ◇◇◇로 갈아타자!’라는 슬로건의 소비자 참여형 이벤트를 ▲▲▲에서 시민의 열띤 참여 속에 성공적으로 개최했다고 7일 밝혔다.

이번 행사는 최근 차세대 보안위협으로 떠오른 지능형 지속위협(APT) 공격 통로가 되고 있는 이메일로 인한 각종 스팸 및 정보유출의 위험성, 일방적 커뮤니케이션으로 인한 소통과 협업의 불편함을 공감하자는 취지에서 진행됐다……(후략)

메일시스템 마케팅 업무를 9년 넘게 했던 사람의 입장에서 결론만 말씀드리자면……,

위에 언급된 이메일의 단점은 틀린 말은 아닙니다(안타깝게도요ㅠㅠ).

하지만 해킹이나 정보유출의 위험성은 다른 업무 시스템에서도 발생할 수 있는 일이고,

일방적 커뮤니케이션은 도구의 문제가 아니라 사용하는 사람들의 의지와 더 관련이 깊다고 생각합니다.

여기서 잠깐!

지금 당신의 메일함을 한번 보시겠어요?

내부 동료와 외부 협력체나 파트너 중 어느 쪽과 더 많은 메일을 주고 받으시나요?

사실, 실시간 피드백이 가능하다는 점에서 내부 소통은 소셜 네트워크가 이메일보다 더 적합할지도 모릅니다.

하지만 이메일을 버리고 다른 것으로 갈아탄다면 외부와는 어떻게 소통할 수 있을까요?

또한 대부분의 소셜 네트워크는 타임라인 형태가 많지요. 말 그대로 시간순으로 흘러가는 형태이기 때문에 공지나 게시 성격의 글을 소셜 네트워크가 담아주지 못합니다.

소통에 무게를 실어 줄 자료들 역시 타임라인의 파도에 실려 그대로 흘러가 버린다면, 우린 최소한의 돛단배에 겨우 몸을 맡기고 타임라인 망망대해에 두둥실 떠 있는 상황에 놓여지겠지요.

오늘날,

대부분의 일은 혼자가 아닌 여럿이 함께 처리해야 하는 경우가 많습니다.

나와 내 동료, 내부와 외부가 소통과 협업을 통해 더 나은 성과를 낼 수 있도록 유기적으로 연결해 주는 도구가 있다면 얼마나 좋을까요?

소통과 협업의 성격에 따라 이메일, 소셜 네트워크, 게시판, 자료실, 일정, 메모 등 각종 소통 지원 도구들이 서로 단단하게 연결되어 끊김없이 일할 수 있다면..

그럴 수 있다면..

그럴 수 있을까요?

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조금만 기다려 주세요!

곧, 그 물음에 대해 답해 드리겠습니다.

[기사공유]교육공무원 53% “업무 저효율 이유 협업부재”

충북도교육청 소속 공무원 100명 중 53명은 업무 효율성이 낮은 가장 큰 이유를 ‘협업의 부재’라고 꼽았다.
도교육청은 최근 교육전문직 74명(20.6%), 일반행정직 285명(79.4%) 등 공무원 359명을 대상으로 실시한 ‘관행문화 개선을 위한 설문조사’에서 이같이 나타났다고 20일 밝혔다.
중복응답을 허용하는 방식으로 진행한 이 조사에서 ‘부서간 정보공유와 협업의 부재’라고 응답한 공무원은 190명(52.9%)로 가장 많았고▲연계업무를 고려하는 종합적 사고의 결핍(124명, 34.5%) ▲유사성·연계성 없는 조직 개편(101명, 28.1%) ▲협업 시스템 부재(96명, 26.7%) 등이 뒤를 이었다

……(후략)

 

>> 관련 기사(뉴시스, 2015.09.20)

[기사공유]인텔, 혁신 노하우 담은 ‘인텔 IT 연간 보고서’ 발표

인텔코리아(이하 인텔)는 7일 서울 여의도 인텔코리아 사무실에서 기자간담회를 열고 ‘2014-2015 인텔 IT 비즈니스 리뷰-연간 에디션(이하 인텔 IT 연간 보고서)’을 발표했다.

인텔은 매년 ‘인텔 IT 연간 보고서’를 발간, 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 인텔이 성장을 위해 내부적으로 적용하고 있는 비즈니스 전략을 공유하고 있다.

인텔은 비즈니스를 위한 의사결정 속도를 가속화하기 위한 방안으로 ‘협업 편집 도구 사용’이나 ‘소셜 협업 플랫폼’ 등의 소셜 활용을 제시했다.

협업 편집 도구는 예컨대 여러 팀에서 각각의 직원들이 문서와 프리젠테이션을 작성, 이메일을 통해 다시 타인과 공유하는 기존의 방식에서 벗어나 직원들이 동시에 문서를 함께 작성·편집하는 것을 말한다.

텐아이 츄 매니저는 “협업 편집 도구 사용을 통해 한 달에 19시간의 시간을 절약할 수 있었다”며 “이는 매출 목표를 가속화하는데도 용이해 하나의 지역 안에서 혁신 설계 기간이 최고 50%까지 단축할 수 있었다”고 설명했다.

소셜 협업 플랫폼은 블로그 등의 각종 커뮤니티에서 임직원들이 토론이나 질문, 아이디어 제시 등 다양한 의견을 교류하는 것을 말한다……(후략)

 

>> 관련 기사(아이뉴스24, 2015.04.07)

 

[기사공유]모바일과 SNS는 기업 협업을 어떻게 발전시켰나

비즈니스에서 협업은 어느 시대에나 반드시 필요한 것이었다. 그러나 오늘날에는 모바일과 소셜 기술의 등장과 발전으로 이러한 협업 활동의 양상이 더욱 급격하게 변화하고 있다. 스마트폰을 통해 우리는 언제 어디서라도 네트워크와 연결할 수 있게 됐으며, 소셜 미디어의 등장은 타인과의 소통을 놀라울 정도로 손쉽게 만들어줬다.


이미지 출처 : Shutterstock

협업의 잠재력을 완전히 발현시킨 ‘모바일’

협업이란 결국 서로 다른 2곳 이상의 집단이 특정 작업에 함께 집중하고 관련한 책무를 공유함으로써, 좀더 효율적이고 경제적인 진행 방향을 모색하는 것이다. 하지만 오늘날에는 협업이라는 개념 자체가 일종의 유행어로 자리잡으며 곳곳에서 서로 다른 의미로 사용되고 있는 것도 사실이다.

샤르마는 “협업이란 수다와 공유 이상의 무언가다”라고 말했다.

샤르마는 오늘날 협업 툴이 다양한 목적으로 이용될 수 있다고 강조했다. 여기 그가 설명하는 활용 방안들을 살펴보자.

  • 구조적 학습 및 활동 지원: 원격 IT 접속을 통한 직원 문제 해결 등
  • 상호 소통: 화상 회의, 스크린 공유, 가상 칠판, 실시간 협업 등의 방식 가능
  • 실시간 협업: 현장 작업자들에게 웨어러블 기기를 지급해 실시간 보고 체계 구현

포레스터 리서치의 선임 애널리스트 TJ 케이트는 “많은 비즈니스 의사 결정들이 다수의 대화를 거쳐 이뤄질 때 더 나은 결과로 이어진다. 모바일 기기는 관련자들의 참여를 증진하는 촉매다. 이제는 사무실 밖의 사람들도 문제 없이 대화에 참여할 수 있다”라고 말했다.

모바일 기기는 지성석과 작업장 없이도 정보 접근이 가능한 구조를 만들어 기업들이 지식근로자는 정의를 자유롭게 확장할 수 있도록 했다. 케이트는 “이제는 더 많은 사람들이 자신들의 전문 지식을 공유하고, 데이터 풀의 더 깊숙한 곳들에도 자유롭게 접근할 수 있게 됐다”라고 설명했다.

협업, 효율성 증진의 원동력

케이트는 협업 전략의 궁극적인 목적은, 단순히 직원들의 공동 작업을 지원하는 게 아니라 직원들 간의 더욱 활발한 지식, 정보 교환을 통해 비즈니스 목표를 더욱 효율적으로 달성하는 것이라고 강조했다.

적절한 협업 툴의 활용을 통해 기업은 신규 시장을 개척하거나 신제품을 출시하고, 고급 인력을 유치하는 등의 활동을 보다 효과적으로 진행할 수 있게 된다. 케이트는 기업의 비즈니스 목표는 지속적으로 변화하고 바뀌는 것이기에 협업 툴을 선택할 때 좀더 종합적으로 활용할 수 있는 것을 고르는 게 유리하며, 아무리 적절한 도구를 활용해 모범적인 전략이 구성됐다 해도 그것을 지지하고 적극적으로 참여하는 사용자 기반이 부재한다면 결국 협업의 가치는 온전히 발휘되지 못할 것이라는 점도 아울러 강조했다

……(후략)

 

>> 관련 기사(CIO Korea. 2015.01.26)

[기사공유]SNS를 기업 협업 핵심으로 키워야 할 이유

디지털에 기반한 소통 방식은 점점 더 쉽고 빠르고 편리한 쪽으로 진화하고 있습니다. 소통에서 가장 중요한 것은 대상 지정과 전달하고자 하는 콘텐츠입니다. 대상은 전화번호나 이메일 주소를 입력해야 확보할 수 있는 건데, 확보에 필요한 절차가 점점 쉬워지고 있습니다. 요즘은 이미 연결되어 있거나 등록된 사람 이름으로 대상을 바로 찾고 콘텐츠를 전달하는 것이 가능합니다.

현재 기업에서 가장 많이 쓰이는 소통 방식은 이메일입니다. 이메일은 업무에 있어 정보를 전달하고 공유하는 수단인 동시에 업무를 기록하고 증거를 남기는 용도로 활용됐습니다.

그러나 개인 사용자들 사이에선 이메일의 존재감은 예전같지 않습니다. 인터넷 포털에서 제공하는 이메일은 광고 메일이 범람하면서 스팸화되어 가고 있으며 활용도 역시 떨어지고 있습니다. 예전에는 지인과 소통에 필수적인 이메일이었지만 지금은 아닙니다. SNS와 모바일소셜앱 서비스가 주요 수단이 되었습니다.

그러나 기업에서 이메일은 아직도 업무 소통과 공유에 중요하게 활용되고 있습니다. 이메일은 그룹 단위 정보 전달 및 게시판 역할도 일부 합니다.

모바일 시대로 접어들면서, 메신저 서비스도 소통의 중요한 창구가 되었습니다. 단문 텍스트에 기반한 기존 웹기반 메신저 서비스는 이메일과 성격이 다른 소통의 통로 역할을 했지만 상대방의 로그인 여부 및 상태(presence)에 따라 소통 여부가 결정되는 한계가 있었습니다.

이후 스마트폰과 태블릿 등의 보급 확대와 함께 카카오톡, 밴드와 같은 모바일소셜메시징앱이 등장하면서 전화번호와 메일 주소 등 주소록 기반으로 로그인이나 상태에 관계 없이 모바일 디바이스에서 바로 소통하는 것이 가능해 졌습니다. 이전 대화 내용을 계속 유지하면서 대화하는 것은 물론 다자간 그룹 소통도 쉽고 빨라졌습니다.

카카오톡이나 네이버 밴드 같은 서비스를 내부 협업용으로 쓰기는 현실적인 한계가 있습니다. 이들 서비스는 특히 개인 주소록 기반 이다보니 회사 주소록과 인사 정보 연계, 그리고 무엇보다 업무 내용이 서비스 제공 업체에 저장되어 기업 입장에선 컴플라이언스 이슈가 생길 수 밖에 없습니다.

SNS와 소셜 메시징 앱은 쉽고 빠르게 소통할 수 있다는 것 외에 항상 연결 및 개방되어 있고 그룹 단위 소통과 정보 전달에서 왜곡 없이 항상 투명하게 소통할 수 있다는 것도 강점입니다. 수직 계열화되어 있는 전통적 기업 문화에서 이러한 소통은 맞지 않을 수도 있고 업무적으로 쓰기가 어려울 수도 있습니다.

그러나 요즘 창의적이고 혁신적 기업이 갖는 문화인 수평적인 구조의 업무 프로세스에서 소통은 SNS처럼 직급과 단계별 소통을 하지 않고 실시간으로 빠르게 공유 및 전달할 수 있는 체계가 가장 중요하다고 할 수 있습니다

……(후략)

 

>> 관련 기사(지디넷코리아, 2014.06.02)