* 이메일을 사용하지 않는 회사가 늘어나고 있다?

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우리는 하루에도 수십 개가 넘는 이메일을 받아보곤 합니다. 그러다 며칠 휴가라도 보내고 돌아오면,  받은 메일함 화면을 두껍고 까맣게 채우고 있는  ‘읽지 않은 메일’ 목록들에 질려버리게 됩니다. 그마저도 절반은 스팸 아니면 광고성 메일이라 자칫 잘못하면 중요한 메일까지 휴지통이나 스팸 편지함에 들어가게 되는 경우도 허다합니다.

하지만 그럼에도 불구하고 직장인들은 여전히 업무에 가장 중요하다고 생각하는 통신 및 정보 도구로 ‘이메일’을 꼽고 있으며, 현대인 중 이메일 계정 하나 없는 사람 찾는 것은 모래사장에서 바늘 찾기만큼이나 난이도 있는 일일 것입니다.

따라서 이메일 없이 업무를 본다는 것은 무척이나 불편한 일일 텐데요. 없앨 수는 없지만 쓰자니  괴로운, 이 ‘계륵’같은 이메일을 좀 더 효율적이고 편리하게 활용할 수는 없을까요?

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* 페이스북이 이메일을 버리지 않는 이유

[기사공유]페이스북, 자체 협업툴 있는데 MS 오피스365 도입…왜?

페이스북이 마이크로소프트(MS) 클라우드 협업 및 생산성 서비스인 오피스365를 전사적으로 도입하기로 했다. 페이스북이 독자적인 협업 서비스를 개발하고 있는 상황에서 나온 조치여서 주목된다.

월스트리트저널(WSJ)에 따르면 페이스북은 1만3000여 내부 직원들이 MS 오피스365를 사용하도록 하는 계획을 12일(현지시간) 공식 발표할 예정이다.

페이스북은 그동안 내부에 직접 설치해 쓰는 MS 협업 소프트웨어를 사용해왔다.

……(중략)페이스북 앳 워크가 있음에도 페이스북이 오피스365를 도입하기로한 주요 이유 중 하나는 이메일이다.

WSJ에 따르면 팀 캄포스 페이스북 최고정보책임자(CIO)는 SNS 기반 실시간 협업 환경이 확산되고 있지만 이메일은 여전히 필요하다는 입장이다. 페이스북 앳워크는 이메일의 필요성을 없애지 않을 것이며, 둘은 별개라는 것이다.

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이메일과 생산성은 반비례한다?

예전에 한 제약회사 CIO가 자신의 회사 직원들을 대상으로 이메일 통신 감소 캠페인을 실시한 적이 있습니다.

내부 조사 결과 직원의 58%가 하루 3시간 정도를 이메일에 소비한다는 것을 알게 된 그는 이메일 통신의 감소가 직원의 생산성을 증대시키는 데 도움을 줄 것이라고 판단하여 ‘프로젝트 이메일 에티켓‘이라는 이름의, ‘사소하지만 획기적‘인 캠페인을 펼치게 됩니다.

1. 단순히 파일 공유를 위한 메일은 피할 것
실제로 문서 관리를 위해 이메일을 사용하는 사람들이 주변에 많이 있는데요. 이는 더 나은 문서 관리 툴을 필요로 하고 있다는 의미가 될 수 있습니다.

2. 계속 같은 질문에 대한 메일은 게시판 등 공통 영역을 활용할 것
‘RE: RE: RE: RE: ……’같은 핑퐁게임 식의 이메일은 수신함을 막히게 하고 끊임없이 방해만 할 뿐입니다. 덧글 교류가 가능한 게시판이나 피드 등은 업무 노하우나 자료 공유 시 이메일보다 도움이 될 때가 많습니다.

3. 단순 감사 표시 답장 메일이나 전체 답장 메일은 줄일 것
그저 “고맙다”라는 등의 말을 하려고 “전체 답장”을 생각없이 누르는 것은 가치도 없고 우선 순위도 낮은 통신일 뿐입니다. 차라리 페이스북이나 트위터처럼 단문 형태의

4. 감정적인 문제는 메일보다는 전화나 대면 등으로 해결할 것
모든 기록형 통신수단에게 해당되는 것일텐데요, 글로 감정을 전하는 일은 상대방의 오해를 살 수 있는 경우가 많이 있기 때문에 최대한 사실을 쓰는 것이 중요합니다. 그리고 나의 감정을 상대방에게 전해야 할 때는 전화나 대면이 좋은데, 처음에는 껄끄러울 수 있겠으나 뒤끝없기(!)로는 대면이 더 낫습니다;;

이 회사는 지속적으로 캠페인 활동을 펼친 끝에 이메일 25% 감소 목표에 도달할 수 있었다고 합니다.

이메일은 아직까지도 비즈니스의 필수품 역할을 담당하고 있습니다. 현대 비즈니스 가운데 이메일 없이 운영될 수 있는 곳은 어디에도 없을 것입니다.단 하루만 이메일을 사용할 수 없다 해도, 그 다음날 우리 사회는 과부하에 걸리고 말 것입니다.
미국의 한 시장조사 기관이 조사한 바에 의하면 기업용 이메일은 매년 7% 성장할 것이라고 합니다. 이는 기업이 소통에 대해 “이메일을 대신할 방법을 내놓더라도 이메일의 사용이 줄어들지 않을 것”이라는 의견과 같습니다. 이메일 사용이 증가한다는 것은 이메일이 가진 고유한 성질(가장 전통적인 소통방식이며, 매뉴얼이 필요없는 대중적이고 보편화된 소통방식)을 대체할 것은 없으며, 이메일의 특징을 어떻게 살리느냐에 따라 업무 소통의 효율이 이전보다 증가할 수 있다는 것을 의미합니다.

그렇다면 이메일 통신이 감소하면 왜 업무 생산성이 증대할까요?
이해를 돕기 위해 앞에 중요한 넣어보겠습니다.

“쓸데없는” 이메일 통신이 감소하면 업무 생산성이 증대한다.

위 제약회사가 진행한 캠페인처럼 ‘가치도 없고, 우선순위도 낮으며 다른 더 좋은 툴이 있음에도 불구하고 이메일이 편하다는 이유만으로 지나치게 의존함으로써 만들어진 쓸데없는’ 이메일을 줄이고 이메일에 의존하고 있는 업무들, 이를테면 자료 공유, 업무 노하우 공유, 일정 공유, 단순 의사 표시 등은 더 좋은 업무 툴을 활용함으로써 업무의 생산성을 올릴 수 있을 것입니다.

그것이 알고싶다

좋은 업무 툴들을 다 가져다 써도
각각의 시스템에 매번 로그인해야 하는 불편함
– 각 시스템이 서로 연동되지 않아 A 시스템에서 하던 작업을 B 시스템에서도 해야 하는 중복 업무의 번거로움
발생한다면 아무 소용 없지 않을까요?

그래서 CUBE는 생각합니다.

이메일은 물론, 업무 생산성을 극대화시켜줄 수 있는 공유-소통-협업을 지원할 수 있는 각종 플랫폼들이 큐브처럼 서로 잘 짜맞춰 있다면 얼마나 좋을까?

조금만 기다려 주세요.

곧 보여드리겠습니다.

[기사공유]직장에서 꼭 필요한, 이메일 제대로 쓰는 팁 5가지

1. 이메일은 감정을 제대로 전달할 수 없다는 점을 명심하자.

쓰기의 달인이 아니라면 이메일만으로는 내 감정을 충분히 전달하기 어렵습니다. 받는 사람의 기분이 위축돼 있다면 발신자가 일반적인 내용을 썼어도 수신자는 이를 공격적으로 받아들일 수 있습니다.

2. 감정의 명확한 전달을 위해 이메일 앞부분에 전체적인 감정 톤을 알릴 필요가 있다.

상대방이 마음의 준비를 할 수 있도록, 내 감정의 톤을 명시적으로 알리는 것이 좋습니다.

3. 상대방 스타일에 맞추자.

누구나 자기가 익숙한 스타일에 더 친근함을 느끼기 마련입니다. 내용 못지 않게 형식도 중요함을 잊지 마세요.

4. 상대방 이메일에 즉각 반응하지 말자.

나를 화나게 하는 이메일일수록 최소한 30분 이상의 시간적인 여유를 두고 답장하는 것이 좋습니다. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 말아야 합니다.

5. 상대방의 피드백을 기다린다는 말로 마무리하자.

너무 제 의견만 말씀드린 것 같습니다. 아무래도 제가 ~~한 점이 신경이 쓰여서 그런 것 같습니다. 제가 놓치고 있거나 제가 고려해야 할 사항에 대해서 말씀주시면 참고하고 반영하겠습니다. 편하게 말씀주시기 바랍니다.”

 

>> 관련 기사(ㅍㅍㅅㅅ, 2016.01.06)

[기사공유]’디지털 대화’ 여전히 이메일이 최다

현대 한국인들은 디지털 커뮤니케이션 수단으로 여전히 이메일을 가장 애용하는 것으로 나타났다.

26일 디지털 미디어·마케팅 솔루션 전문 기업인 DMC미디어가 발표한 ‘2015 디지털 소비자 조사’에 따르면 국내 인터넷 이용자들은 최근 1개월간 디지털 커뮤니케이션 수단으로 이메일(88.1%)을 가장 많이 사용한 것으로 집계됐다.

카카오톡이나 라인 등 모바일 메신저 이용 경험은 85.3%로 이메일과 큰 차이가 나지 않았다. 다음으로는 소셜미디어(66.3%), PC기반의 인터넷 메신저(57.8%)가 뒤를 이었다

……(후략)

>> 관련 기사(연합뉴스, 2015-12-26)

[기사공유]“업무 중요성? 소셜미디어보다 이메일”

미국 여론조사기관인 퓨리서치센터(Pew Research Center)가 IT와 업무 관련 조사를 실시했다. 이에 따르면 일상 업무에서 이메일이 중요하다고 응답한 비율은 61%에 이르지만 소셜미디어가 중요하다고 밝힌 응답자는 4%에 불과했다고 한다.

Email and the internet top the list of important tools for online workers

다시 이 응답 비율을 직장인에 한정해서 보면 이메일이 중요하다고 답한 사람은 78%, 소셜미디어가 중요하다고 답한 비율은 7%다. 이메일이 여전히 인터넷을 이용하는 근로자 다수에게 중요한 역할을 하고 있다는 얘기다. 그 밖에도 근로자 중 35%는 자신의 업무에 유선 전화가 필수적이라고 밝힌 반면 휴대폰이나 스마트폰이 필요하다고 응답한 비율은 24%라는 것도 재미있다

……(후략)

 

>> 관련 기사(테크홀릭, 2015.02.17)

 

[자료공유]이메일: 사랑하진 못해도 버릴 수 없는 기술

매킨지에 따르면, 우리는 일과 시간의 3분의 1을 이메일 관리에 사용하고 있다.

이름만 들어도 수다스러울 것 같은 야머, 채터, 콘보, 힙챗 등 최근 등장한 신생 벤처기업은 공개적으로 ‘이메일과의 전쟁’을 벌이고 있다. 이들은 소셜 네트워크에서 착안한 인터페이스로 이메일을 대체할 소프트웨어를 만들고자 한다.

이를 이용하면 필요에 따라 사용 범위를 조절할 수 있고, 비동기식 실시간 커뮤니케이션도 할 수 있다.

이런 서비스가 있음에도 우리는 여전히 받은 편지함 관리에 많은 시간을 허비한다. 슬랙—또 다른 이메일 대체 소프트웨어 개발사로 평가액이 30억 달러에 달한다—의 창업자 스튜어트 버터필드 Stewart Butterfield 도 하루 서너시간을 이메일 분류에 쓰고 있다.

버터필드는 다른 업체들과 마찬가지로, 특정 유스 케이스Use cases(시스템과 특정 기능 간의 상호작용을 규정하는 단계)에 초점을 맞춰 이메일의 입지를 흔들려 한다. 그는 사외 커뮤니케이션에만 이메일을 사용하고, 사내 커뮤니케이션은 고전적인 이메일에서 벗어나야 한다고 주장한다. 예컨대 상품 출시 전 커뮤니케이션은 사내의 다양한 팀이 쉽게 반응할 수 있는 환경에서 진행돼야 한다는 것이다.

그렇다면 회사 밖 사람과 주고받는 이메일은 어떨까? 야머의 창립자이자 현 제네피츠 Zenefits의 최고운영책임자(COO) 데이비드 삭스 David Sacks는 이메일로 처리하는 업무 중 일부는 이미 다른 앱으로 이동 중이라고 지적한다. 사람들은 더 이상 사진이나 일상 공유에 이메일을 사용하지 않는다. 페이스북이 있기 때문이다. 파일 공유도 드롭박스나 박스 Box  등의 서비스를 이용한다. 이메일을 바꿀 최고의 방법은 본래의 기능으로 되돌리는 것일지도 모른다. 온갖 정보를 주고받는 커뮤니케이션허브로 이메일을 사용하는 대신 전자 메일함으로 기능을 축소하는 것이다.

마이크로소프트 아웃룩을 총괄하는 하비에르 솔테로 Javier Soltero 는 받은 편지함을 없앨 생각이 전혀 없다. 다만 좀 더 직관적으로 바꾸고 싶어한다. 그는 지난해 마이크로소프트에 자신이 만든 이메일 앱 어컴플리 Acompli 를 2억 달러를 받고 매각했다. 그는 이메일이 사라질 일은 없다고 본다. 솔테로는 “이메일은 인터넷과 분리할 수 없다. 이메일이 쌓이는 것이 문제일 뿐”이라고 지적한다. 그렇다면 그의 해결책은? 자주 사용하는 연락처를 인식하고, 그 주소에서 온 메일은 눈에 띄게 보여주는스마트한 메일함을 제공하는 것이다.

받은 편지함에 우선순위를 매겨 보여주는 서비스는 마이크로소프트외의 기업에서도 제공하고 있다. 드롭박스의 메일박스Mailbox는 원터치 접근 방식으로 인기를 얻었다. 구글의 인박스 Inbox 도 항목 구분에 대한새로운 아이디어를 제시하며 그 뒤를 따랐다. 그러나 아무리 짧은 내용이라도 모든 메시지는 직접 확인해야 한다. 문제의 핵심은 여전히 해결되지 않았다는 것이다

……(후략)

 

>> 관련 자료(포춘코리아, 2015년 7월호)

이메일을 과연 버릴 수 있을까?

최근에 뭘 찾을 게 있어서 뉴스 검색을 하다가, 아래와 같은 내용의 뉴스기사를 보았습니다.

OOO는 ‘지긋지긋한 이메일, 이제 ◇◇◇로 갈아타자!’라는 슬로건의 소비자 참여형 이벤트를 ▲▲▲에서 시민의 열띤 참여 속에 성공적으로 개최했다고 7일 밝혔다.

이번 행사는 최근 차세대 보안위협으로 떠오른 지능형 지속위협(APT) 공격 통로가 되고 있는 이메일로 인한 각종 스팸 및 정보유출의 위험성, 일방적 커뮤니케이션으로 인한 소통과 협업의 불편함을 공감하자는 취지에서 진행됐다……(후략)

메일시스템 마케팅 업무를 9년 넘게 했던 사람의 입장에서 결론만 말씀드리자면……,

위에 언급된 이메일의 단점은 틀린 말은 아닙니다(안타깝게도요ㅠㅠ).

하지만 해킹이나 정보유출의 위험성은 다른 업무 시스템에서도 발생할 수 있는 일이고,

일방적 커뮤니케이션은 도구의 문제가 아니라 사용하는 사람들의 의지와 더 관련이 깊다고 생각합니다.

여기서 잠깐!

지금 당신의 메일함을 한번 보시겠어요?

내부 동료와 외부 협력체나 파트너 중 어느 쪽과 더 많은 메일을 주고 받으시나요?

사실, 실시간 피드백이 가능하다는 점에서 내부 소통은 소셜 네트워크가 이메일보다 더 적합할지도 모릅니다.

하지만 이메일을 버리고 다른 것으로 갈아탄다면 외부와는 어떻게 소통할 수 있을까요?

또한 대부분의 소셜 네트워크는 타임라인 형태가 많지요. 말 그대로 시간순으로 흘러가는 형태이기 때문에 공지나 게시 성격의 글을 소셜 네트워크가 담아주지 못합니다.

소통에 무게를 실어 줄 자료들 역시 타임라인의 파도에 실려 그대로 흘러가 버린다면, 우린 최소한의 돛단배에 겨우 몸을 맡기고 타임라인 망망대해에 두둥실 떠 있는 상황에 놓여지겠지요.

오늘날,

대부분의 일은 혼자가 아닌 여럿이 함께 처리해야 하는 경우가 많습니다.

나와 내 동료, 내부와 외부가 소통과 협업을 통해 더 나은 성과를 낼 수 있도록 유기적으로 연결해 주는 도구가 있다면 얼마나 좋을까요?

소통과 협업의 성격에 따라 이메일, 소셜 네트워크, 게시판, 자료실, 일정, 메모 등 각종 소통 지원 도구들이 서로 단단하게 연결되어 끊김없이 일할 수 있다면..

그럴 수 있다면..

그럴 수 있을까요?

.

.

.

조금만 기다려 주세요!

곧, 그 물음에 대해 답해 드리겠습니다.

[자료공유]에릭슈미트의 아홉 가지 이메일 법칙

이메일은 현재까지도 많은 이들의 혁신적이고 가장 대중적인 커뮤니케이션 수단이다. 하지만 이메일도 서로 지켜야 할 규칙이 있다. 특히 사내에서, 혹은 비즈니스를 이유로 사용하는 메일의 경우에는 더욱 그렇다. 이에 [TIME]지에서는 에릭 슈미트 CEO와 조너선 로젠버그가 구글에서 강조하는 이메일 사용 규칙을 소개해 눈길을 끌고 있다.

Signage is displayed outside the Google Inc. headquarters in Mountain View, California, on Oct. 13, 2010.

01. 상대로부터 메일이 왔을 경우 가급적 바로 회신하자.

02. 쓸데없는 이야기는 피하고, 최대한 내용은 간결하고 명확하게 보내자.

03. 이메일을 받은 후 내용을 처리했다면 그때 그때 편지함을 비우자.

04. 이메일은 LIFO(Last In First Out, 최근 받은 이메일이 제일 윗순에 올 수 있도록) 순서로 정리하자.

05. 필요한 정보는 공유하자.

06. 숨은 참조 사용은 최소화하자.

07. 글로 불만을 나타내는 것은 오해의 소지가 있으니 직접 만나서 이야기하자.

08. 요구 사항이 있을 때는 ‘혹시 처리 됐나요?’라고 덧붙이자.

09. 언제고 다시 필요하다 싶은 메시지는 따로 요약해서 자신의 이메일 주소로 보내자.

>> 관련 기사(월간 app, 2015년 11월호)